Kies je eerste AI use case met de How Often × How Long matrix

Samenvatting: Elk marketingteam wil starten met AI, maar weinig teams weten wélke taak de beste eerste stap is. De How Often × How Long matrix helpt je binnen één uur de use case te kiezen die het meeste impact heeft. In dit artikel leer je hoe je taken scoort, prioriteert en één tot twee use cases selecteert die binnen vier weken meetbare resultaten opleveren.

Het probleem: te veel opties, te weinig focus

De gemiddelde marketeer werkt aan 15 tot 20 verschillende taken per week. Contentcreatie, rapportages, campagnebeheer, klantvragen beantwoorden en productbeschrijvingen schrijven. Elk van deze taken kán AI-ondersteuning gebruiken.

Maar hier begint het probleem. Als je alle taken tegelijk wilt automatiseren, verdeel je je aandacht. Geen enkele use case krijgt genoeg tijd om echt te werken. Na vier weken heb je overal een beetje geprobeerd, maar nergens concrete cijfers om te delen met je team of leidinggevende.

Dat leidt tot drie veelvoorkomende valkuilen:

• Willekeurige keuzes: je pakt de eerst beste taak zonder te analyseren of deze écht tijdwinst oplevert
• Te veel tegelijk: je start vier use cases en verliest de focus om één systeem goed te implementeren
• Verkeerde prioriteiten: je kiest een taak die maar één keer per maand voorkomt, terwijl dagelijkse taken blijven vreten aan je tijd

De oplossing ligt in prioritering met een simpele matrix.

Breng je taken in kaart met de How Often × How Long matrix

De How Often × How Long matrix helpt je use cases rangschikken op basis van twee factoren: frequentie en tijdsduur. Taken die vaak voorkomen én lang duren leveren de grootste tijdwinst op. Taken die zelden voorkomen of kort duren hebben minder prioriteit.

Zo werkt het:

Maak een lijst van alle repetitieve marketingtaken die je team uitvoert. Denk aan:

• Wekelijkse rapportages samenstellen
• Productbeschrijvingen schrijven
• Social media posts plannen
• Klantvragen beantwoorden
• Campagneresultaten analyseren
• Nieuwsbrieven opstellen
• A/B-tests uitwerken
• Concurrentieanalyses maken

Noteer voor elke taak:

1. Hoe vaak komt deze taak voor? (per dag, per week, per maand)
2. Hoeveel tijd kost één uitvoering? (in minuten of uren)
3. Wie voert de taak uit? (om eigenaarschap later vast te leggen)

Gebruik een simpele tabel of spreadsheet. Je hoeft dit niet perfect te maken. Een inschatting van 15 tot 20 taken is voldoende om patronen te herkennen.

Een e-commercebedrijf dat we adviseerden maakte deze lijst in 30 minuten. Ze brachten 18 taken in kaart, van dagelijkse contentcreatie tot maandelijkse strategierapporten. Die inventarisatie alleen al gaf het team inzicht in hoeveel tijd naar repetitief werk gaat.

Scoor elke taak op frequentie en duur

Nu ga je elke taak scoren. Gebruik deze scoringstabel:

Frequentiescore (hoe vaak komt de taak voor?):

• 5 punten: meerdere keren per dag
• 4 punten: dagelijks
• 3 punten: meerdere keren per week
• 2 punten: wekelijks
• 1 punt: maandelijks of minder

Duurscore (hoeveel tijd kost één uitvoering?):

• 5 punten: meer dan 2 uur
• 4 punten: 1 tot 2 uur
• 3 punten: 30 minuten tot 1 uur
• 2 punten: 15 tot 30 minuten
• 1 punt: minder dan 15 minuten

Totaalscore berekenen:

Vermenigvuldig de frequentiescore met de duurscore. Dit geeft je een prioriteitsgetal tussen 1 en 25 punten.

Voorbeelden:

• Wekelijkse rapportage (2 punten) van 3 uur (5 punten) = 10 punten
• Dagelijkse social posts (4 punten) van 20 minuten (2 punten) = 8 punten
• Productbeschrijvingen meerdere keren per dag (5 punten) van 45 minuten (3 punten) = 15 punten
• Maandelijkse concurrentieanalyse (1 punt) van 2 uur (5 punten) = 5 punten

Taken met een score boven de 12 punten zijn je beste kandidaten. Deze combinatie van hoge frequentie en substantiële tijdsduur levert de snelste Return on Investment (ROI) op.

Het e-commercebedrijf dat we noemden scoorde productbeschrijvingen op 15 punten. Deze taak kwam vijf tot acht keer per dag voor en kostte telkens 45 minuten. Dat betekende vier tot zes uur per dag aan repetitieve contentcreatie. Een perfecte use case voor AI-ondersteuning.

Prioriteer taken in vier kwadranten

Zet je gescoorde taken in een matrix met twee assen: frequentie (horizontaal) en duur (verticaal). Dit creëert vier kwadranten:

Kwadrant 1 (rechtsboven): Hoge frequentie + Lange duur

Dit zijn je topprioriteiten. Taken hier leveren de grootste tijdwinst en hebben meetbare impact binnen vier weken. Voorbeelden: dagelijkse contentcreatie van 1 uur, wekelijkse rapportages van 3 uur.

Kwadrant 2 (linksboven): Lage frequentie + Lange duur

Deze taken nemen veel tijd, maar komen zelden voor. AI kan helpen, maar de totale tijdwinst per maand blijft beperkt. Voorbeelden: maandelijkse strategieanalyses, kwartaalrapportages.

Kwadrant 3 (rechtsonder): Hoge frequentie + Korte duur

Deze taken komen vaak voor maar zijn snel klaar. Automatisering levert kleine maar consistente tijdwinst. Voorbeelden: dagelijkse social media scheduling van 10 minuten, snelle klantvragen.

Kwadrant 4 (linksonder): Lage frequentie + Korte duur

Deze taken zijn geen prioriteit voor AI. Ze kosten weinig tijd en komen zelden voor. Besteed je energie hier niet aan. Voorbeelden: incidentele productfoto-edits, sporadische klantfeedback.

Waar begin je?

Start met één taak uit Kwadrant 1. Deze combinatie van hoge frequentie en lange duur geeft je de beste kans op snelle resultaten die je team én leidinggevende overtuigen.

Als Kwadrant 1 meerdere opties heeft, kies dan de taak met:

• De hoogste totaalscore (frequentie × duur)
• Duidelijke kwaliteitscriteria om verbetering te meten
• Enthousiaste eigenaar in je team die de use case wil trekken

Selecteer één tot twee use cases voor je pilot

Nu komt de cruciale stap: keuze maken. Uit je gescorde lijst selecteer je één tot maximaal twee use cases om mee te starten.

Waarom niet meer dan twee?

Elke use case heeft vier tot zes weken nodig voor implementatie, training en optimalisatie. Als je drie of meer use cases tegelijk start, krijgt geen enkele de aandacht die nodig is voor succes. Je team raakt gefragmenteerd en resultaten blijven uit.

De selectiecriteria:

Kies een use case die voldoet aan deze drie voorwaarden:

1. Score van 12 punten of hoger in de How Often × How Long matrix
2. Duidelijke succesindicatoren: je kunt tijdwinst en kwaliteit meten (bijvoorbeeld: van 45 naar 15 minuten per taak, kwaliteitsscore blijft boven 7/10)
3. Eigenaarschap toegewezen: één persoon in je team neemt verantwoordelijkheid voor de pilot en rapporteert wekelijks de voortgang

Een Nederlands softwarebedrijf dat we adviseerden koos voor twee use cases: wekelijkse klantrapportages (score 16) en dagelijkse social media content (score 12). Beide hadden duidelijke eigenaren. Na vier weken hadden ze concrete cijfers: 8 uur tijdwinst per week op rapportages en 5 uur op contentcreatie.

Wat doe je met de rest?

Alle andere taken uit je lijst parkeer je in een backlog. Na vier weken evalueer je de resultaten van je eerste use case. Als de pilot succesvol is, kies je de volgende taak uit je gescoreerde lijst. Zo bouw je systematisch een portfolio van AI-systemen op zonder focus te verliezen.

Van matrix naar actie: volgende stappen

Je hebt nu één tot twee use cases geselecteerd met de How Often × How Long matrix. De volgende stap is implementatie.

Week 1: Nulmeting vastleggen

Meet voor je geselecteerde use case:

• Huidige tijdsduur per taak (in minuten)
• Kwaliteitsscore (gebruik een schaal van 1 tot 10)
• Frequentie per week (exacte aantal uitvoeringen)

Deze nulmeting is essentieel. Zonder startpunt kun je geen verbetering aantonen.

Week 2: Tool selecteren en eerste test

Kies een AI-tool die past bij je use case. Voor contentcreatie: ChatGPT of Jasper. Voor rapportages: Claude of custom prompts in je bestaande tools. Test de tool met drie tot vijf voorbeelden en meet de eerste resultaten.

Week 3-4: Training en optimalisatie

Train je team om de AI-tool effectief te gebruiken. Stel guardrails op (kwaliteitscontrole, brandrichtlijnen). Optimaliseer de prompts op basis van feedback. Meet wekelijks de tijdwinst en kwaliteit.

De H.U.M.A.N.-methode helpt je deze implementatie structureel aan te pakken: Harness (spot kansen en benut AI-mogelijkheden), Unify (breng je doelen en het team samen), Model (ontwerp de juiste AI-oplossing), Adopt (train het team en implementeer in de praktijk), en Nurture (schaal op en versterk het gebruik continu).

Meetbare resultaten binnen vier weken

Als je één use case goed implementeert, zie je binnen vier weken concrete cijfers. Het e-commercebedrijf met productbeschrijvingen dat we eerder noemden behaalde deze resultaten:

In het startpunt: 45 minuten per beschrijving (kwaliteit 6.8/10), vijf beschrijvingen per dag. Na vier weken met AI: 15 minuten per beschrijving (een tijdwinst van 67%). De kwaliteit steeg naar 7.6/10. Totale tijdwinst: 2,5 uur per dag, omgerekend 12,5 uur per week.

Die cijfers overtuigden het management om budget vrij te maken voor de volgende use case.

Download de AI Adoption Playbook voor de complete matrix template en scoringstabel om vandaag te starten met het prioriteren van je AI use cases.