Je eerste AI-styleguide: toon, terminologie en taboos

Samenvatting: Een AI-styleguide met toonregels, terminologie en taboos zorgt voor consistente outputs en bespaart je team uren correctiewerk. In dit artikel leer je hoe je in vier weken een praktische styleguide bouwt die iedereen direct kan gebruiken. Het resultaat: elke AI-output past bij je merk, zonder eindeloos nabewerken.

Het probleem met AI zonder richtlijnen is simpel: inconsistentie. De ene collega krijgt een formele productbeschrijving van 150 woorden. De andere krijgt een speelse tekst van 50 woorden met emoji's. Beiden gebruikten dezelfde AI-tool. Het verschil? Zij gaven andere instructies.

Zonder styleguide levert AI elke keer andere resultaten op. Je team verspilt uren aan correcties. Klanten zien verschillende tonen in je content. En niemand weet welke output nu eigenlijk 'goed' is.

De oplossing: een AI-styleguide die toon, terminologie en taboos vastlegt. Eén document dat je team kopieert in elke prompt voor consistente, merkconforme outputs.

1) Waarom voice rules je eerste prioriteit zijn

Je AI-styleguide begint met toonregels. Dit zijn concrete instructies die beschrijven hóe je AI moet communiceren. Niet vage merkwaarden zoals 'authentiek' of 'innovatief', maar praktische richtlijnen die AI direct kan toepassen.

Vertaal merkwaarden naar concrete regels

Als je merk 'toegankelijk en mensgericht' is, vertaal je dat naar:

• Gebruik 'je' en 'jouw' in plaats van 'u'
• Schrijf zinnen van maximaal 20 woorden
• Vermijd jargon, leg vaktermen altijd uit
• Gebruik actieve werkwoorden en korte alinea's

Als je merk 'premium en deskundig' is, schrijf je bijvoorbeeld:

• Gebruik volledige zinnen en professionele taal
• Verwijs naar feiten en bronnen voor geloofwaardigheid
• Vermijd bijvoeglijke naamwoorden zonder onderbouwing
• Gebruik een formele maar vriendelijke toon

Voeg specifieke instructies toe voor lengte en structuur

Beperk niet alleen de toon. Geef ook concrete formattering-instructies:

• Gewenste woordenaantal per teksttype (bijv. productbeschrijving 75-100 woorden)
• Gebruik van opsommingstekens of genummerde lijsten
• Structuur van alinea's (bijv. twee tot vier zinnen per alinea)
• Gebruik van tussenkopjes bij langere teksten

Een e-commercebedrijf in fashion dat we adviseerden, voegde deze regel toe: 'Begin elke productbeschrijving met het belangrijkste voordeel in de eerste zin. Gebruik daarna twee tot drie zinnen voor specificaties en styling tips.' Het resultaat: elke beschrijving volgt dezelfde structuur en klanten vinden direct de informatie die ze zoeken.

Test je toonregels met concrete voorbeelden

Schrijf drie versies van dezelfde tekst:

1. Zonder toonregels (wat AI standaard genereert)
2. Met je toonregels toegepast
3. Een 'foute' versie die je wilt vermijden

Deze voorbeelden laten je team direct zien wat werkt en wat niet. Voeg ze toe aan je styleguide als referentie.

2) Bouw een glossary met je merkterminologie

Een glossary is je woordenboek voor AI. Hierin leg je vast welke termen je gebruikt, hoe je ze schrijft en welke betekenis ze hebben in jouw context. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor consistente terminologie in alle outputs.

Documenteer productnamen en categorieën

Start met de basis: hoe schrijf je je productnamen en categorieën? AI verzint vaak variaties als je het niet vastlegt.

Voorbeeld glossary-items:

• 'Skincare' (niet: huidverzorging, skin care of huidproducten)
• 'Klantportaal' (niet: klantenportaal, gebruikersomgeving of dashboard)
• 'FAQ' (introduceer bij eerste gebruik als 'veelgestelde vragen', daarna FAQ)
• 'E-commerceplatform' (als één woord, niet e-commerce platform)

Leg branchespecifieke termen vast

Elke branche heeft eigen terminologie. Leg vast welke termen je gebruikt en hoe je ze schrijft:

• In modebranche: 'Capsule wardrobe' (niet: basiskledingkast)
• In beauty: 'Retinol serum' (niet: anti-aging product)
• In elektronica: 'USB-C aansluiting' (met koppelteken)

Voeg ook Nederlandse versus Engelse termen toe. Wanneer gebruik je het Engelse 'sale' en wanneer 'uitverkoop'? Schrijf het op.

Maak een vertaallijst voor toon

AI gebruikt vaak formele of Amerikaanse termen. Maak een lijst met jouw voorkeursformuleringen:

Vermijd	Gebruik in plaats daarvan
Optimaliseren	Verbeteren
State-of-the-art	Geavanceerd, nieuwste
Game-changer	Doorbraak, vernieuwing
Implementeren	Invoeren, toepassen
Faciliteren	Mogelijk maken, ondersteunen

Een B2B software bedrijf dat we adviseerden, had 47 termen in hun glossary. Hun teamleden kopiëren nu de relevante sectie in elke prompt. Het resultaat: elke productbeschrijving gebruikt dezelfde terminologie en klanten herkennen de merkidentiteit in alle teksten.

Update je glossary elke maand

Je glossary is een levend document. Voeg elke maand nieuwe termen toe op basis van vragen van je team. Als drie mensen dezelfde vraag stellen over een term, voeg hem toe aan de glossary.

3) Gebruik voorbeelden om kwaliteit te standaardiseren

Voorbeelden zijn krachtiger dan regels. Ze laten direct zien wat je wilt en wat je wilt vermijden. Voeg concrete voor- en na-voorbeelden toe aan je styleguide die je team kan raadplegen.

Verzamel goede voorbeelden uit bestaande content

Ga door je beste bestaande content. Welke productbeschrijvingen, blogintro's of nieuwsbriefteksten passen perfect bij je merk? Kopieer ze naar je styleguide als 'gouden standaard'.

Voeg toe:

• Waarom dit voorbeeld goed is (welke regels past het toe?)
• Welk teksttype het is (productbeschrijving, blogartikel, social media post)
• Belangrijkste kenmerken (lengte, toon, structuur)

Creëer slechte voorbeelden om te vermijden

Verzamel ook voorbeelden van outputs die je wilt vermijden. Dit kunnen AI-outputs zijn die te formeel waren, te lang, of de verkeerde toon hadden.

Voeg bij elk slecht voorbeeld toe:

• Waarom dit niet werkt (te algemeen, verkeerde toon, te lang)
• Welke regel het overtreedt
• Hoe je het zou verbeteren

Een online superfood winkel voegde dit slechte voorbeeld toe: 'Onze quinoa is een uitstekende bron van proteïne en essentiële aminozuren, wat het tot een ideale keuze maakt voor gezondheidsgerichte consumenten.' Te formeel, te lang, geen persoonlijke aanspreking.

Hun goede versie: 'Deze quinoa zit boordevol proteïne. Perfect voor na je workout of als basis voor een voedzame bowl.' Direct, persoonlijk, concreet voordeel.

Maak een voor/na vergelijking per teksttype

Creëer voor elk veelgebruikt teksttype een voor/na voorbeeld:

• Productbeschrijving (voor AI-styleguide vs na AI-styleguide)
• Blogartikel introductie
• Social media caption
• FAQ-antwoord
• Nieuwsbrief opening

Deze vergelijkingen laten direct de impact zien van je styleguide. Je team ziet concreet wat er verbetert.

4) Creëer een taboolijst met do's en don'ts

Een taboolijst is je vangnet. Hierin leg je vast wat AI absoluut niet mag doen. Dit voorkomt embarrassante fouten en off-brand outputs.

Verboden woorden en zinsneden

Maak een lijst met woorden en uitdrukkingen die niet bij je merk passen:

Verboden voor een sportvoedingsmerk:

• 'Wondermiddel', 'gegarandeerd resultaat', 'snel afvallen'
• Overdreven claims zonder onderbouwing
• Medische termen zonder disclaimer

Verboden voor een duurzaam modemerk:

• 'Goedkoop', 'wegwerpartikelen', 'fast fashion'
• Termen die luxe benadrukken boven duurzaamheid
• Greenwashing uitdrukkingen zoals 'eco-friendly' zonder uitleg

Toon en stijl die je wilt vermijden

Beschrijf ook welke tonen je wilt vermijden:

• Geen overdreven enthousiasme met uitroeptekens in elke zin
• Geen neerbuigende of betuttelende toon
• Geen jargon zonder uitleg
• Geen algemene clichés zoals 'innovatief', 'state-of-the-art' of 'toonaangevend' zonder bewijs

Culturele en ethische grenzen

Leg vast welke onderwerpen gevoelig zijn voor jouw doelgroep:

• Geen stereotypes over leeftijd, geslacht of etniciteit
• Geen politieke of religieuze referenties
• Geen humor ten koste van specifieke groepen
• Geen ongevraagd advies over medische of financiële kwesties

Een schoonheidsmerk voegde deze regel toe: 'Vermijd termen die huidproblemen als 'tekortkomingen' framen. Gebruik neutrale beschrijvingen zoals 'droge huid' in plaats van 'problematische huid'.' Dit voorkomt negatieve bewoordingen die klanten kunnen kwetsen.

Formattingregels

Voeg ook praktische don'ts toe:

• Geen tekstblokken langer dan vier zinnen zonder witruimte
• Geen zinnen langer dan 25 woorden
• Geen opsommingen met meer dan zeven items zonder subgroepen
• Geen gebruik van capslock voor nadruk

Deze regels zorgen voor leesbaarheid en professionaliteit in alle outputs.

5) Implementeer je styleguide in vier weken

Een styleguide is waardeloos als je team hem niet gebruikt. Implementeer hem in vier weken met dit plan.

Week één: documenteer je huidige toon

Verzamel je beste bestaande content. Analyseer welke toon, lengte en structuur deze teksten hebben. Schrijf de patronen op die je terugziet. Dit wordt de basis voor je toonregels.

Betrek je team. Vraag drie teamleden om elk vijf voorbeelden aan te leveren van content die perfect bij jullie merk past. Bespreek wat deze voorbeelden gemeen hebben.

Week twee: maak glossary en taboolijst

Organiseer een workshop van 90 minuten met je team. Maak samen:

• Lijst met 20 tot 30 belangrijkste merktermen en hun schrijfwijze
• Lijst met 10 tot 15 verboden woorden of uitdrukkingen
• Vijf concrete do's en don'ts voor toon

Gebruik een gedeeld document waar iedereen live kan meewerken. Stem direct af over schrijfwijzen en voorkeuren.

Week drie: test met echte prompts

Geef drie teamleden de opdracht om de styleguide te gebruiken in hun dagelijkse werk. Zij kopiëren de relevante regels naar hun prompts. Verzamel na een week:

• Voorbeelden van outputs met en zonder styleguide
• Tijdwinst (moesten ze minder vaak nabewerken?)
• Feedback over wat ontbreekt of onduidelijk is

Een online beautywinkel testte hun styleguide met productbeschrijvingen. In het startpunt: 12 minuten per beschrijving met veel correcties. Na de styleguide: 7 minuten per beschrijving (een tijdwinst van 42%). Correcties daalden van gemiddeld vier aanpassingen naar één controle op feiten.

Week vier: finaliseer en train het team

Verwerk de feedback in je styleguide. Organiseer een korte training van 30 minuten waarin je laat zien:

• Waar de styleguide staat en hoe je hem opent
• Hoe je relevante secties kopieert naar je prompt
• Drie concrete voorbeelden van voor en na
• Wie je kunt vragen bij twijfel

Maak een kort referentiedocument van één pagina met de belangrijkste regels. Dit kunnen teamleden printen of als bookmark bewaren.

Meet acceptatie elke maand

Volg wie de styleguide gebruikt. Vraag in je maandelijkse teamoverleg:

• Wie heeft de styleguide deze maand gebruikt?
• Welke outputs zijn beter geworden?
• Welke regels ontbreken nog?

Vier successen. Als iemand een perfecte output deelt die de styleguide volgde, deel hem als voorbeeld met het team.

6) Schaal je styleguide naar meerdere use cases

Een goede styleguide groeit mee met je AI-gebruik. Begin met één use case en breid geleidelijk uit.

Start met je meest repetitieve taak

Bouw je eerste styleguide voor de taak die je team het vaakst uitvoert. Dit kan zijn:

• Productbeschrijvingen voor e-commerce
• Social media captions
• Nieuwsbriefteksten
• Blogartikelen
• FAQ-antwoorden

Een online kledingwinkel begon met productbeschrijvingen. Na vier weken hadden ze een solide styleguide met 25 termen, 8 toonregels en 12 voorbeelden. Het team gebruikte deze basis later voor social media content en nieuwsbrieven.

Voeg specifieke secties toe per teksttype

Breid je styleguide uit met teksttype-specifieke regels:

Voor productbeschrijvingen:

• Verplichte elementen (voordeel, specificaties, gebruik)
• Ideale woordenaantal (75 tot 100 woorden)
• Structuur (voordeel eerst, dan details)

Voor social media:

• Maximale lengte per platform
• Gebruik van hashtags en emoji's
• Call-to-action formuleringen

Voor blogartikelen:

• Intro lengte (twee tot drie alinea's)
• Gebruik van tussenkopjes (elke 200 woorden)
• Afsluiting met concrete call-to-action

Creëer templates voor veelgebruikte prompts

Ontwerp prompt-templates die je styleguide al bevatten. Je team hoeft dan alleen de specifieke details in te vullen.

Template voor productbeschrijving:
'Schrijf een productbeschrijving voor [productnaam]. Gebruik deze styleguide: [kopieer relevante sectie]. Belangrijkste voordeel: [vul in]. Specificaties: [vul in]. Doelgroep: [vul in]. Schrijf 75 tot 100 woorden in een toegankelijke, enthousiaste toon.'

Deel successen met concrete cijfers

Documenteer de impact van je styleguide per use case. Meet:

• Tijdwinst per taak (hoeveel minuten bespaar je?)
• Kwaliteitsverbetering (minder correcties, hogere klanttevredenheid)
• Consistentie (hoe vaak voldoet de output direct aan je eisen?)

Een online sportwinkel deelde deze cijfers na drie maanden: productbeschrijvingen gingen van 12 naar 7 minuten (42% tijdwinst), social media posts van 8 naar 5 minuten (38% tijdwinst), en nieuwsbriefteksten van 45 naar 28 minuten (38% tijdwinst). Totale tijdwinst: acht uur per week voor het marketingteam.

De H.U.M.A.N.-methode helpt je deze valkuilen te vermijden en AI structureel te implementeren: Harness (spot kansen en benut AI-mogelijkheden), Unify (breng je doelen en het team samen), Model (ontwerp de juiste AI-oplossing), Adopt (train het team en implementeer in de praktijk), en Nurture (schaal op en versterk het gebruik continu).

Download de AI Adoption Playbook om je styleguide te versnellen met 12 ready-to-use templates en voorbeelden van toonaangevende e-commercebedrijven.